Aplikacja do zarządzania czasem pracy i poszczególnymi zadaniami - sprawdź, która jest najskuteczniejsza!

Aplikacja do zarządzania czasem w biurze jest tak samo potrzebna, jak aplikacja z przepisami w kuchni. Odpowiednio dobrane narzędzie może okazać się niezwykle pomocne, zwłaszcza w sytuacji, w której nadmiar obowiązków staje się przytłaczający. Wirtualny organizer pracy nie tylko przypomni nam o ważnych sprawach służbowych. Odpowiednio wykorzystany może też znacząco zwiększyć naszą efektywność, co w rezultacie przyczyni się do skrócenia czasu, który poświęcamy na pracę. Mniej czasu spędzonego w firmie to więcej czasu dla siebie i najbliższych, więc warto wyposażyć swój smartfon w taką aplikację. W naszym zestawieniu znalazły się pozycje, które najlepiej pomogą ci zorganizować twój dzień.

Aplikacja do zarządzania czasem - pakiet Google

W pierwszej kolejności prezentujemy nie jedną, a cały zestaw aplikacji. Gigant z Mountain View oferuje wszystko, co jest potrzebne do efektywnego zarządzania czasem. Nie każde narzędzie sygnowane przez Google jest doskonałe, jednak firma bardzo często udostępnia mniejsze lub większe aktualizacje, a każda z nich wprowadza istotne zmiany. Za rozwiązaniami Google przemawia przede wszystkim niezwykle skuteczna synchronizacja - każda notatka, każdy termin dodany do kalendarza i każde zadanie na liście może być przeglądane na smartfonie, tablecie i komputerze i trzeba przyznać, że działa to bardzo dobrze.

Co powinno wchodzić w skład pakietu do efektywnego zarządzania czasem? Zacznijmy od Kalendarza. Jeżeli jesteś gotowa zastąpić papierowy terminarz wirtualnym odpowiednikiem, będzie to doskonały wybór. W aplikacji można dodawać wydarzenia (w ramach tej opcji można określić ramy czasowe każdego z nich i ustawić przypominanie), przypominania, a jakiś czas temu pojawiła się też długo wyczekiwana funkcja dodawania celu i zadań (z podziałem na liczne kategorie tematyczne). W rezultacie Kalendarz stał się narzędziem kompletnym.

O tym, jak ważny jest zdalny dostęp do służbowych plików, nie trzeba nikogo przekonywać. Mając to na uwadze, warto korzystać z aplikacji Dysk. Chmura Google umożliwia łatwe i szybkie tworzenie kopii zapasowych, dając przy tym możliwość udostępniania plików i folderów i zapraszania innych osób do wyświetlenia, edytowania i komentowania zasobów zgromadzonych w wirtualnej przestrzeni. Warto zaznaczyć, że w ramach darmowego pakietu użytkownik otrzymuje jedynie 15 GB przestrzeni współdzielonej z innymi usługami.

Jeżeli w swoim czasie pracy chcesz wprowadzić szczegółowy podział na zadania, funkcję Kalendarza warto rozszerzyć o aplikację Lista Zadań. To narzędzie umożliwia łatwe tworzenie, edycję, segregowanie i porządkowanie nowych wydarzeń, a pomaga w tym synchronizacja z usługami Gmail i wspomnianym już Kalendarzem. Każde zadanie można dzielić na podzadania, dodawać do nich szczegóły, które można edytować w miarę postępów, oraz kategoryzować je zgodnie z celem.

Zobacz także: 10 darmowych aplikacji do rysowania na telefonie: zobacz, jakie to proste!

Aplikacja do planowania dnia - Stay Focused

Internet stał się nieodłącznym narzędziem pracy, ale przy okazji jest też jednym z najskuteczniejszych ,,rozpraszaczy". Portale społecznościowe, komunikatory, serwisy wideo - to wszystko niezwykle skutecznie przyciąga naszą uwagę, także wtedy, gdy powinnyśmy być skupione na sprawach służbowych. Gdyby każda z nas wykonała szczegółowy bilans swojego dnia pracy, najprawdopodobniej okazałoby się, że minimum kilka godzin dziennie poświęcamy na czynności całkowicie bezproduktywne. Aplikacja Stay Focused skutecznie wyleczy nas z nałogu rozpraszania się w trakcie wykonywania obowiązków służbowych.

To niezwykle proste narzędzie pozwala zablokować dostęp do aplikacji i serwisów społecznościowych oraz określonych witryn. Co istotne, aplikacja pomaga także w blokowaniu stron wyszukiwanych według określonych słów i fraz kluczowych, więc jeżeli wpiszesz w polu wyszukiwania np. "śmieszne filmiki z kotkami", możesz być pewna, że szybko wrócisz do pracy. Aplikacja dosłownie obfituje w różne opcje konfiguracji, co znacząco ułatwia narzucanie sobie cyfrowych ograniczeń w czasie pracy.

Sprawdź również: Najlepsze aplikacje z gazetkami promocyjnymi w sklepach: dzięki nim zyskasz czas i oszczędzisz pieniądze!

Aplikacje do organizacji czasu - Trello

Nie może być mowy o efektywnym zarządzaniu czasem pracy bez efektywnego zarządzania realizowanymi projektami. Aplikacja Trello powstała właśnie po to, by mieć pod kontrolą dosłownie każdy etap ich realizacji.

Opisywane narzędzie jest czymś w rodzaju wirtualnej tablicy, na której zapisujemy każdy etap realizacji określonego zadania. Możemy na niej zamieszczać listy z projektami, które musimy zrealizować samodzielnie, jak i te, nad którymi pracuje cały zespół. Trello umożliwia łatwe kontrolowanie postępów - dzięki aplikacji możesz się dowiedzieć, na jakim etapie znajduje się praca każdego z twoich współpracowników. Poszczególne zadania można swobodnie przenosić między utworzonymi listami, co jeszcze bardziej sprzyja skutecznej organizacji czasu pracy. Każde zadanie może być okraszone komentarzem.

Aplikacja do zarządzania zadaniami - WorkTime Expert

Mówiąc o najpopularniejszych narzędziach do zarządzania czasem pracy, nie można pominąć aplikacji WorkTime Expert. Oczywiste jest, że czas to pieniądz, więc skuteczne zarządzanie każdą godziną poświęcaną na obowiązki służbowe przełoży się na dodatkowy zysk. Z WorkTime Expert jeszcze skuteczniej wykorzystasz swoje zasoby czasowe.

Aplikacja daje możliwość rejestracji czasu pracy, rozdzielania zadań, wykonywania rozliczeń klientów i tworzenia raportów oraz wykonywania rozbudowanej analizy. Twórcy aplikacji udostępnili też szczegółowy kalendarz, bazę projektów oraz szyfrowany dysk wirtualny, na którym można przechowywać kopię zapasową dokumentów.

To cię również zainteresuje: Aplikacja tłumacz w telefonie, czyli najlepsze aplikacje, które przetłumaczą ci tekst nawet ze zdjęcia

Aplikacje do organizacji pracy - Evernote

Bałagan w notatkach, także w tych wirtualnych, z całą pewnością nie sprzyja efektywnemu zarządzaniu czasem pracy. Jeżeli chcesz mieć pełną kontrolę nad swoimi zapiskami (i nie tylko), koniecznie zainstaluj Evernote.

Aplikacja umożliwia gromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji związanych z wykonywaną pracą. W Evernote możesz zapisywać wszystkie swoje pomysły, terminy spotkań, check listy i listy zadań. Aplikacja daje możliwość wycinania fragmentów stron internetowych, sporządzania notatek w formie tekstowej, pisma odręcznego, szkiców czy zapisów audio. Niezwykle przydatna okazuje się też funkcja wykorzystująca wbudowany w smartfon aparat jako skaner dokumentów. Do każdej notatki można dołączać pliki zewnętrzne - dokumenty, pliki audio, wideo i PDF. Nie zabrakło też praktycznej funkcji ustawiania przypomnień.

Co istotne, dane zgromadzone w Evernote szybko i skutecznie synchronizują się na wszystkich urządzeniach, z których korzystasz, więc notatki możesz tworzyć, przeglądać i edytować nie tylko na smartfonie, ale także na tablecie i komputerze.

Zarządzanie czasem w aplikacji - Slack

Na efektywność pracy w dużej mierze wpływa sprawna komunikacja w zespole. Wniosek? Dobrze działający komunikator dla grup jest narzędziem niezbędnym w każdej firmie. Jedno z najlepszych rozwiązań w tym zakresie oferuje Slack.

Aplikacja daje możliwość tworzenia pokoju zbiorczego, w którym mogą rozmawiać wszyscy współpracownicy, jak i kanałów prywatnych, które będą widoczne wyłącznie dla określonej przez administratora grupy osób. Należy podkreślić, że wszystkie rozmowy są szyfrowane za pomocą złożonego algorytmu, co w dużej mierze wpływa na bezpieczeństwo.

Slack eliminuje konieczność korzystania z kilku narzędzi w tym samym czasie. Za pomocą aplikacji można przesyłać pliki, zarządzać kalendarzem oraz udostępniać i edytować dokumenty. Twórcy zadbali o to, żeby osoby korzystające z komunikatora nie rozpraszały się, gdy wymagane jest absolutne skupienie na pracy - wszystkie powiadomienia można dowolnie konfigurować.

Zobacz również: 5 najlepszych aplikacji do montowania filmów, które umożliwią ci cięcie, skracanie i obrabianie wideo